À l’attention des directeurs, cadres de santé, infirmières coordinatrices et de toute personne accédant au tableau de bord Petite Luciole.
Pourquoi cette charte
Les soignants de votre établissement répondent à des questions courtes pour faire le point sur leur quotidien au travail. Ils acceptent de le faire parce qu’on leur promet une chose : personne ne saura jamais ce que chacun a répondu.
Cette promesse ne tient pas grâce à la technique seule. Le tableau de bord vous présente des moyennes, mais vous connaissez vos équipes, leurs effectifs, qui était présent et qui était absent. Vous êtes la seule personne capable de deviner, à partir d’une moyenne, ce qu’une personne a pu répondre.
Cette charte décrit ce que vous vous engagez à ne pas faire. Si cette promesse est rompue une fois, les soignants cessent de répondre, et l’outil ne sert plus à rien.
1. Ce que vous voyez, ce que vous ne voyez pas
Vous voyez des moyennes et des indicateurs portant sur un groupe.
Vous ne voyez jamais :
- la réponse d’une personne, à aucune question, à aucun moment ;
- qui a répondu et qui n’a pas répondu ;
- si une personne donnée utilise l’application, ou à quelle fréquence ;
- qui a accepté de participer et qui a refusé.
Ces informations ne vous sont pas cachées par choix d’affichage : elles ne remontent pas jusqu’au tableau de bord. Petite Luciole s’est contractuellement engagée à ne jamais vous les fournir, même si vous les demandez.
2. Le seuil de huit personnes
Aucun chiffre ne s’affiche si moins de huit personnes ont répondu sur la période concernée. À la place, vous lisez « Masqué ».
Pourquoi huit. En dessous, une moyenne devient une indication sur des individus. Sur trois répondants, une moyenne basse désigne presque une personne.
Ce n’est pas un réglage. Ce seuil ne peut pas être abaissé, ni pour votre établissement, ni à titre exceptionnel, ni pour un service en difficulté. C’est écrit dans le contrat qui lie Petite Luciole à votre établissement.
Ce que vous pouvez faire quand une donnée est masquée : encourager collectivement votre équipe à répondre. Une donnée masquée signifie « pas assez de participation », jamais « résultat mauvais ». Ne le lisez pas comme un mauvais signe, et ne le présentez pas comme tel à votre équipe.
Ce que vous ne devez pas faire : demander à des personnes précises de répondre pour débloquer un affichage. Cela transforme une invitation en injonction, et le consentement des soignants doit rester libre.
3. Les usages interdits
Vous vous engagez à ne pas utiliser les données du tableau de bord, ni aucune information qui en découle, pour :
- évaluer une personne, dans un entretien annuel, un bilan, une évaluation de période d’essai ou toute appréciation individuelle ;
- prendre une décision individuelle : sanction, procédure disciplinaire, refus de congé, changement d’affectation, non-renouvellement ;
- interroger un soignant sur ce qu’il a répondu, sur sa participation, ou sur son absence de participation ;
- commenter les résultats devant une personne de manière à lui laisser entendre qu’ils la concernent.
Cela vaut même avec une intention bienveillante. « J’ai vu que ça n’allait pas fort dans le service, tu veux qu’on en parle ? » adressé à une personne précise après avoir consulté le tableau de bord est un usage individuel, quelle que soit la sincérité de la démarche.
Si vous êtes préoccupé par l’état d’un soignant, agissez comme vous l’auriez fait sans l’outil : par l’observation, l’échange, et l’orientation vers les dispositifs existants.
4. Ne pas chercher à identifier
Vous vous engagez à ne pas tenter de retrouver l’auteur d’une réponse, notamment :
- en croisant les données du tableau de bord avec les plannings, les présences, les absences ou toute information dont vous disposez ;
- en comparant plusieurs affichages, plusieurs périodes ou plusieurs périmètres pour isoler la contribution d’une personne ;
- en conservant des copies d’écran successives dans le but de calculer des écarts.
Petite Luciole applique des règles de masquage destinées à rendre ces calculs impossibles. Ces règles ne peuvent pas tout prévoir : votre engagement en est le complément nécessaire.
5. Le top 3 des causes concerne l’établissement entier
Chaque mois, la restitution présente les trois causes les plus citées. Ce classement porte sur l’ensemble de l’établissement, jamais sur votre service.
Il est tentant de le lire comme s’il décrivait votre équipe. C’est une erreur de lecture, et elle fonctionne dans les deux sens : une cause majoritaire ailleurs peut être absente chez vous, et l’inverse est vrai aussi. Vous agiriez alors sur un problème qui n’est pas le vôtre, ou vous vous croiriez épargné à tort.
Utilisez-le comme un sujet de conversation avec votre équipe, pas comme un diagnostic de votre équipe.
6. Ce que vous pouvez et devez faire
Cette charte ne dit pas seulement ce qui est interdit.
Parlez des résultats à votre équipe. L’outil n’a de sens que si les soignants voient qu’il sert à quelque chose. Une restitution en réunion de service ou en transmission, même brève, est ce qui entretient la participation.
Dites ce que vous mettez en place. Le suivi des actions existe pour ça. Un soignant qui répond chaque semaine sans jamais voir d’effet arrête de répondre.
Agissez collectivement. Organisation, plannings, matériel, reconnaissance, circulation de l’information : c’est à ce niveau que l’outil est utile.
Dites-le si vous constatez une anomalie. Si un affichage vous semble révéler plus qu’il ne devrait, signalez-le à Petite Luciole. C’est une aide, pas une critique.
7. Votre compte
- Votre accès est personnel. Vos identifiants ne se partagent pas, y compris avec un collègue de même niveau ou avec votre remplaçant.
- Ne laissez pas le tableau de bord ouvert sur un poste accessible à d’autres.
- Les captures d’écran ne circulent pas hors du cercle des personnes autorisées, et jamais par messagerie personnelle.
- Signalez sans délai tout départ ou tout changement de fonction afin que les accès soient mis à jour.
8. Si vous cumulez les fonctions de direction et d’encadrement
Dans les établissements où la même personne dirige et encadre, les deux niveaux de lecture se confondent. Les règles ci-dessus s’appliquent intégralement : le fait de porter les deux casquettes n’élargit aucun droit d’accès.
Dans les établissements comptant peu de soignants, le seuil de huit personnes est exigeant : de nombreuses données resteront masquées, notamment les premiers mois. Ce n’est pas un dysfonctionnement, et ce n’est pas un signe que votre établissement va mal.
9. En cas de manquement
Le non-respect de cette charte peut entraîner la suspension de votre accès, à l’initiative de votre établissement ou de Petite Luciole.
Un usage des données à des fins individuelles ou disciplinaires est par ailleurs susceptible d’engager la responsabilité de votre établissement au titre du règlement général sur la protection des données.
10. Acceptation
En cochant la case d’acceptation lors de votre première connexion, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente charte et vous engagez à la respecter.